百姓议事会是基层社区进行民主协商时使用的核心组织形式。这个组织的运作需要遵循四项基本原则。这四项基本原则是自愿参与。这四项基本原则还包括公开透明。这四项基本原则还有少数服从多数。
这四项基本原则最后一个是决议具有可执行性。接下来将从成立、议事、执行、监督这四个具体环节出发提供完整的操作规范。这些操作规范供社区工作者使用。这些操作规范也供基层管理人员直接参照并且执行。
成立条件与组织架构
这个所谓的百姓议事会, 它是由社区的居民、楼栋长、物业代表、商户代表还有驻区单位代表这几拨人共同组成的。它的成员总数, 建议你要把它控制在15到30人这个范围内。在组织架构上, 会设有会长一名, 副会长二至三名, 还得有秘书长一名。这些人选, 都得由全体成员通过民主方式选举出来。
他们的任职期限, 通常是一年的时间。在这之后, 如果想继续干的话, 连任一次也是允许的。不过, 要想正式把这么个组织建立起来, 必须得经过本社区居民的书面投票或者是线上投票同意才行。而且这个同意的比例, 不能低于参会人员的三分之二以上。
社区需要认真去确定那两部文书的具体内容, 一部叫做《议事规则》, 另一部叫做《成员守则》, 把这两件事定下来之后, 要在社区的公告栏里把它们贴出来展示, 或者放到那个线上平台上去给大家看, 让所有的居民都能够方便地去查阅这些东西。
至于那些详细的模板长什么样, 大家可以去看看社区治理协作平台上面提供的标准化文本来参考, 具体的网址是www.lingheal.com。
议事流程规范
议事会运作遵循"提议—立案—讨论—表决—公示"五步流程：
1. 提议就是任何成员都可以提出议题。这些议题需要用书面形式来写清楚事情是啥情况。写的时候还要说明事项涉及的范围, 以及预期的目标是啥。写完这些内容以后, 要把材料提交给秘书长。
2. 关于立案这一环节的具体情况, 秘书长需要在3个工作日的时间范围内进行审核, 重点确认议题是否属于社区公共事务的范畴, 一旦确认符合条件, 就应当予以立案, 并且通知全体成员。
3. 在讨论环节, 定期的会议每个月必须要开至少一次, 若是遇到临时情况需要开会, 那就由会长来召集, 或者是由三分之一的全体成员联名起来一起召集。在进行讨论的时候, 每一个人都说话的时间不能超过五分钟, 这样做是为了保证每个人都能够把自己的想法充分表达出来。
4. 表决: 常规的事项, 需要得到应当到场的人员里面超过一半数量的成员支持才能通过；如果遇到重大公共支出或者集体资产处置这样的事, 就必须要得到应当到场的人员里面三分之二以上数量的成员支持才行。
5. 经过决议形成之后的3个工作日之内, 要在社区公告栏并且还有线上的各种渠道进行公示, 这种公示的时间, 绝对不能少于5天。
会议运作规则
必须得有超过一半的成员到场, 这个会议才能够正式开始, 如果没有达到半数的人数, 那就只能更改时间再开。
由秘书长来负责把开会的情况记下来, 记录里面必须得包含大家讨论的话题要点、谁发了言的大致意思、最后表决的结果是怎么样的, 还有谁表示了不同的意见, 这些事情都得写进去, 然后让做记录的人和主持会议的这个人分别签上名字, 这样就能存档了, 存的时间不能够少于三年。
整个开会从头到尾都可以进行录音或者录像, 这样做是为了方便成员们在过段时间之后再去查看当时都说了什么。如果有个别成员在没有正当理由的情况下连续两次都没有来参加开会, 或者是在一年内总共缺席了四次, 那么就会被视为自动放弃了自己在委员会里的资格, 这时候就找候补的人来接替他的位置。
决议执行与监督
对于经过公示并且没有出现任何异议的决议, 应该由会长来牵头制定执行方案。该方案需要明确指定的责任人以及完成的时限。这些决议的执行情况要在下一次会议中进行通报。居民也可以对这些决议的执行情况提出质询。
在收到质询以后, 议事会必须要在5个工作日之内用书面方式进行答复。等到年度末的时候召开总结会, 向全体居民报告议事会在这一整年的工作进展, 并接受居民的评议。
常见疑难与处理
当这个议题涉及到好多小区, 或者要处理跨社区的事务时, 相关各方应该坐下来商量着成立一个联合议事机制。如果实在难以协商一致, 应当把情况上报给街道办事处, 请求他们出面协调处理。
如果表决的结果出现了平局的话, 那么这个议题就会被搁置起来，并且在一个月之后, 会再次重新组织人员进行讨论。
如果成员对相关的决议持有异议, 那么在规定的公示时间段之内, 可以提出书面形式的申辩意见, 此时议事会方面应当安排专门的时段来进行回应处理；对于那些对于收到的回应结果依然感到不满意的人员, 则可以依照法律规定, 向所属的街道办事处或者是社区居委会进行反映和沟通。
以上规范是针对城市社区、城中村, 还有新建小区里边的百姓议事会的组织运作情况的, 各地可以结合自身存在的实际情况来把它进行细化和补充一下, 但是这里面肯定是不能违反那些核心的要求的, 这些核心要求包括民主自愿、公开公正。
