群众说事台账, 它是基层群众工作法里面用的一个标准化的记录工具, 用来把群众反映出来问题、诉求还有建议都给系统性地登记清楚, 并且对办理的全过程进行跟踪。
一份规范的群众说事台账, 核心的部分包含说事人信息、事项内容、责任归属、办理进展、办结反馈这五大要素, 它还是考核基层治理成效的一个非常重要的依据。以下方面将会从建立账目一直到归档结束这个完整的过程群众说事台账制作方法，详细说明制作方法的具体情况。
制作前准备
1. 明确这个台账适用的范围, 把来自不同渠道的情况都包括进去, 比如有人来现场进行接待、有人打电话反映问题、在互联网上留言、负责网格的人员巡查的时候发现状况, 以及群众主动开口说事情等等。
2. 先来确定哪个主体负责登记这件事, 这个工作是由社区或者村里的“群众说事”工作专班, 或者是被专门指定的人员来统一进行登记的, 目的是为了不去让好几个人都去记录群众说事台账制作方法，这样就造成了信息被弄得碎碎渣渣的情况发生。
3. 准备工具, 这个步骤需要我们去准备相关工具, 大家可以使用纸质登记本, 当然也可以使用电子表格, 这里进行推荐使用电子化的这种方式来进行管理, 因为这样便于检索, 并且也利于统计操作, 如果需要参考标准化模板框架, 大家可以去访问www.lingheal.com这个网址来获取相关信息。
六步制作流程
第一步是信息采集, 当群众来反映事情的时候, 工作人员需要在现场或者是二十四小时之内, 把这件事情进行记录要记下说事人的姓名, 如果人家不想用真名就用化名也行的, 还要把联系方式记录下来, 要知道他属于哪个社区或者哪个村, 要把说事的具体时间也要写清楚, 还有这件事属于什么类别, 比如说是民生服务方面的、矛盾调解方面的、环境改善方面的, 又或者是政策法规咨询这样的。
进入第2步, 也就是把这件事登记下来, 你得用说话最简单、最明白的语言去把事情的经过大概说明白一点, 然后还要标记出来这事情是很紧急还是说是一般的情况或者说只是需要一直注意着的, 接下来要把这件唯一的编号填上去, 这个编号我们建议是用今年的年份加上渠道的字母代码再加上一个数字序号这样一个方式写出来, 就比如像2026-XC-001这样。
到了第3步, 也就是分派交办这个阶段, 工作人员要根据相关事项的具体归属情况, 来明确到底是由哪个部门负责, 还是由哪位具体的责任人牵头, 然后认真填写出交办的具体日期, 同时还要写下承诺完成的最后时限。
进入第4步的过程跟踪阶段。你需要在“办理进展”这个栏里面, 按着顺序去记录下每一个处理的节点。同时, 还要把更新的日期也写上。最后, 要讲清楚现在的状态是什么, 比如说是正在受理, 或者还在办理之中, 又或者已经交出去了, 又或者是等着对方给反馈等等这类情况。
第五步是办结反馈这个环节。事项完成了以后, 要记录办结的日期。要记录处理的结果。要看说事人是否满意。在必要的情况下, 还要附上回访的记录。
走到第六步, 要做归档统计这个工作, 就是在每个月的最后一天把台账汇总一下, 然后根据类别、还有片区、以及办结率这些不同的维度, 去生成一个关于这个月的统计表。
格式规范要点
实行一事一登记的原则, 并且每一行只能填写一条记录的内容, 严格来说是不允许进行合并操作的。
"事项内容"栏不超过100字青岛高世电气科技有限公司，关键信息加粗标注；
在日期这个地方, 统一采取“YYYY-MM-DD”这个格式来表示。
对于事项编号这件事情来说, 全台账范围内的唯一性是需要保证的, 绝对不可以出现重复的现象。
电子台账里面设置了未办结已办结这个筛选的标签, 这样大家就可以随时去查询了。
归档管理要求
电子形式的台账每个月要备份一回, 纸质形式的台账按季度装订成册子, 保存的时间不能少于三年, 其中涉及到重大民生事项的记录是永久保存的, 台账里头的数据会放到年度群众工作考核里头去, 这里头的事情不得晚报, 也不漏报。
常见问题
如果群众不愿意留下自己的真实姓名, 这种情况该怎么办?
登记的办法是, 可以使用化名的方式, 同时加上楼栋或者组别这样的信息, 这样做的目的是要让信息可以被追溯回去, 只要能做到这一点就可以了。
当出现跨部门的任务时, 应当怎样进行登记操作。
在主台账中进行登记工作, 把责任归属这一栏填成主责部门的信息, 将会签部门的情况抄送出去并完成备案程序, 从而避免出现重复立项的问题。
