群众说事活动是基层治理中用来推动群众参与, 并且还能够化解矛盾以及收集民意的一种常态化机制, 这种机制的核心目标就是为了让群众的诉求说得出, 能够让上头听得进, 最后保证办得成。
开展一次规范的群众说事活动, 需要按照前期准备, 还有现场组织, 以及后续落实这样三段式的流程来推进。这样做是为了确保整个过程中有记录, 有回应, 还要形成闭环。
前期准备
1. 把事情的主题给说清楚, 明确说事主题, 结合所在区域的具体情况, 来定好这期活动里主要讨论的什么问题, 比如物业之间产生的纠纷、环境方面的整改任务、还有养老这一类的服务情况这些方面, 千万要避免因为设定的目标太宽泛了, 从而导致大家进行探讨的时候效率变得很低的情况发生。
2. 确定参与人员。需要邀请说事代表, 说事代表包括居民、乡贤、人大代表、政协委员等等。同时还要邀请相关职能部门的负责人到场。社区工作人员也应当在场。建议每场活动让参与人数控制在30人以内。这样做是为了便于大家进行充分的交流。
3. 场地与通知。 要选择社区活动中心或者楼栋空地这种群众很容易到达的地方作为地方, 还要提前3天通过微信群、还有公告栏、以及电话这些方式发出通知, 把时间说清楚, 把地点交代明白，要把本期议题是什么也明确地告诉参与的人。
4. 先把准备工作给完成掉。具体的办法就是把民情记录本准备好, 议题分类登记表也要准备好, 签字确认单同样得备好。然后安排专门的人手来干活。其中有的人负责当记录员, 有的人负责当计时员。
现场组织实施
1. 开场说明（约5分钟）。 主持人要来介绍活动规则, 规定每个人发言不能超过5分钟, 内容要围绕议题来讲, 现场主要是收集大家的诉求, 不会做最终的决定。
2. 群众发言（20—40分钟）。 该过程分为个人说事, 以及集中讨论这两个环节。在个人说事环节里, 群众会一个一个地, 来表达自己的那些个性化的需求。在集中讨论环节里, 大家则会围绕着某些共性的问题展开交流, 相关的职能部门会在现场作出回应。
3. 分类登记这个环节大概用时10分钟。记录员会把大家收集来的问题, 分成能当场就解决的, 需要大家协调去解决的, 以及要向上级上报才能解决的问题这三类, 然后分别进行登记。（约10分钟。说事的老百姓会在现场签字来确认这些内容。
4. 现场回应。对于那些可以当场就回答清楚的具体事情, 相关的负责人要马上给出非常明确的答复, 并且同时要说明处理需要花费多少时间；而对于那些因为各种情况暂时还没有办法彻底解决好的问题, 相关人员一定要把负责这个事的人是谁说清楚, 并且也要明确第一次反馈具体是什么时候。
后续跟进落实
1. 在活动结束后的第二天, 要把《说事问题台账》给弄出来。需要在台账里把每个问题的具体内容、负责的主管部门、要完成的具体时间限制以及具体的督办人员都给清楚地说出来。弄好之后, 再把相关的信息拿去给上级有关部门去备案。
2. 每过两周的时间, 要对这个台账进行销号方面的检查处理, 如果发现还没有在规定时间内把该事项办理完毕的情况, 就要由上级层面来进行督办, 并且要进行通报。
3. 把处理的结果, 利用社区公告栏、微信群或者短信等等办法, 向说事儿的群众一项一项地进行反馈, 这样就弄了个“收集”、“办理”、“反馈”还有“评价”的全闭环过程。
4. 把每一季度那些大家问得特别多的一些问题汇总在一起。把这些弄好后的结果。放到下一期说事活动里头去作为议题。或者拿来给社区议事会做一个很重要的参考依据。
关键注意事项
要一直去坚持那个什么群众自愿不施压的原则, 不可以把那个参与说事这个东西和什么评优评先还有资格认定给强制地挂钩到一起。
当在进行现场的讨论时候, 如果发现有情绪的比较激动的群众出现的话, 主持人应当要去进行及时的引导行为, 并且在必要的时候, 还要去安排那种一对一的单独的沟通交流活动, 以此来避免现场冲突的情况发生。
所有的说事记录, 还有那些签字的材料, 以及台账档案等等, 这些都要保留住, 而且保留的时间不能少于3年这么久, 这样做的目的呢, 就是要确保安全, 确保这些东西都是可以追溯的, 也都是可以进行审计的。
各个地方在具体实施的时候, 可以结合本地的网格化管理情况, 还有那个叫作“最多跑一次”的制度规定, 来进行必要的适配和相应的调整。
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